Organización de eventos, más que una profesión

Coméntanos, ¿en qué consiste la organización de eventos?

La organización de eventos se da en otros lugares desde hace mucho tiempo. En Bolivia ya van alrededor de diez años principalmente en el mercado de Santa Cruz, La Paz y Cochabamba.

¿Cómo empiezas en esta profesión?

Empecé jovencito; daba clases de etiqueta y protocolo, dictaba clases de danza; además, soy psicólogo de profesión y me dedico a organizar eventos desde el año 2018.

Desde que iniciaste, ¿cómo te ha ido en este rubro?

A la fecha, tengo la fortuna de haber hecho bodas de familias enteras. Ejercer acá es muy bonito pero requiere de mucho cuidado: Sucre es pequeña y debemos ser cuidadosos evitando errores,. Gracias a Dios hemos sido certeros hasta el momento, seguramente hubo alguna equivocación en estos años, pero el amor y entrega al trabajo nunca faltaron, nos hemos desvivido por completo por las bodas, 15 años y demás eventos.

¿Dirías que organizar eventos es más que una profesión?

Muchísimo más, es una vida entera. Antes no era una moda, así que cuando empezamos me di cuenta de que el objetivo no era organizar el evento sino lo que brinda en evento en sí. Ante todo está la alegría que te da poder ayudar a otras personas.

En el proceso de creación y crecimiento de tu negocio, ¿cómo te organizaste con tu equipo para establecer una marca?

En principio trabajé en muchas instituciones, pero no encajaba en ninguna, y ese fue el motivo para independizarme, me dirigí a la organización de eventos dando clases particulares en domicilios o en salones prestados. Poco a poco la gente empezó a reconocernos y ahora la marca ya cuenta con una oficina y personal con el que trabajamos mano a mano.

¿Cómo es el trabajo con las personas que contratas?

Hay dos aspectos, me di cuenta que en un evento uno necesita más brazos y ojos de los que se tiene. A pesar de ser el responsable del protocolo y programa requiero de alguien que reciba a los invitados, también necesito de recurso humano para la revisión del salón. Con todas esas necesidades a cubrir, armé un equipo de especialistas.

Por otra parte, y una de las más agradables, es la opción de sugerir servicios de cáterin, sonido, alimentos, decoración, etc. Eso es muy lindo porque puedo reunirme con colegas de otras áreas y realizar un trabajo de conjunto.

¿Negocios y empleos giran alrededor de la organización de eventos?

Así es, y pienso que ese debe ser el principal objetivo, tratar de ayudar a otros. Cuando yo me centro en dar un buen servicio busco a buenos profesionales, y con todo lo que un evento requiere la cantidad de empresas y emprendimientos puede llegar a una cifra de 20 negocios involucrados. En esta profesión se juega como un árbitro, se debe satisfacer a clientes y proveedores.

¿Cómo tu marca realiza las gestiones con los proveedores?

Lo que hacemos es dale una modalidad formal, nosotros nos aseguramos de tener un contrato donde se especifique el detalle del servicio y el precio, entonces se establece una responsabilidad de pagos, horarios y funciones entre el contratante y el contratado.

¿La formalidad que mencionas es necesaria para estos eventos?

Totalmente; siempre señalo a cualquier empresa, pareja o cliente la importancia del contrato. Cuando alguien me contrata debo darles seguridad y para eso se precisa de un respaldo, el documento permite que los clientes no tengan preocupaciones, el contrato protege al proveedor como también al que contrata el servicio.

¿Cómo reciben tus clientes y proveedores esta formalidad?

A un principio les cae como “patada al hígado” y se cuestionaban bastante la necesidad de establecer un documento legal, pero se les explica la importancia de llevar un registro de funciones. Conmigo es inevitable tener un contrato para que las cosas sean claras y trasparentes.

Con la modalidad que utilizas para las contrataciones, ¿has pensado en establecer alguna asociación de los negocios que forman parte de la organización de eventos?

Es algo que en definitiva sería muy bueno, pero el detalle está en tener y crear una conciencia colectiva y colaborativa para, por lo menos, tener un estatuto básico incluso en los costos. De hecho, a manera de precedente, estoy trabajando en un libro de las bodas que ha habido en Sucre a lo largo de la historia.

Así como los clientes te buscan para un evento ¿también lo hacen los proveedores?

Sí, casi la mayoría quiere firmar con nosotros, por la seguridad brindada.

Antonio Terceros, ¿pretende extender sus servicios a nivel nacional?

Ya hicimos eventos en La Paz, Cochabamba, Uyuni, Potosí y Tarija. También trabajamos al alguna ocasión en el interior del departamento.