El Decreto Supremo Nº 3525 del 4 de abril de 2018, en el Capítulo II de Lineamientos y Herramientas para el Gobierno Digital, Sección IV de Archivo Digital, artículo 15, establece que los documentos notariales pueden ser convertidos de soporte material a soporte digital; sin embargo, la norma solo se aplica para documentos posteriores a la publicación del decreto, no menciona la posibilidad de la conversión de documentos notariales de gestiones anteriores al año 2018.
El hecho de que no se tome en cuenta la conversión de documentos notariales anteriores a la publicación del Decreto Supremo Nº 3525 genera problemas para los notarios. En el ejercicio profesional, funcionarios judiciales de distintas áreas acuden a las notarías de Fe Pública y solicitan documentos de gestiones pasadas. El hecho de que dichos documentos no estén digitalizados da lugar a que el notario tenga que buscarlos de forma manual, lo que genera dos problemas: se pone en riesgo la integridad física del documento y, para encontrarlo, se requiere de una cantidad de tiempo significativa.
Al hablar de la conversión de documentos de un soporte material a un soporte digital se hace referencia a la digitalización, que permite almacenar, administrar y consultar documentos en una base de datos.
La digitalización de los documentos notariales puede darse de dos formas: la primera, con el escaneado de los documentos que guardarán la información como imagen; la segunda forma implica escanear el documento y guardarlo en formato Word o PDF, lo que permitiría una búsqueda específica de palabras, que puede facilitar la búsqueda de un documento.
El beneficio más relevante de la conversión de documentos notariales en soporte material a soporte digital hace referencia a la posibilidad de contar con una base de datos, que agilizará la búsqueda de documentos. También se tiene que considerar que un documento digital no corre el riesgo de sufrir algún daño respecto a su integridad y, a la vez, estará disponible en cualquier momento.
A partir de todo lo expuesto, la conversión de documentos notariales de gestiones anteriores al año 2018, de soporte material a soporte digital, se constituye en una necesidad para agilizar la búsqueda de documentos y garantizar su integridad.
Al respecto, se sugiere reformar el artículo 15 del Decreto Supremo Nº 3525, con la inclusión de la mención de la conversión de documentos anteriores a la publicación del decreto.
